平时写作随便一些关系不大，譬如社交平台发表三言两语、节日祝福还有给亲密的好友写邮件等等。但在工作中，对待上司和顾客，商务信函写作就需要要合法一些，给人尊重，也给自己留下一个好印象。认真对待是一种态度，在写信函或者邮件时，可以参考下面8步指南喔！
1. Understand your purpose 明确目的
为何写信？你期望收信人看完后干什么？你想改变她的决意，还是期望他采取具体手段？抑或你在寻求宽恕？你要投诉糟糕的服务、劣质的商品，还是要谋取职位？你的“请求”是什么？
一旦你了解以上问题，就能明确表达了。
2. Identify your audience 定位对象
明确收信人身份能够帮助更精准地表达意愿。同一封信，我写给律师是一种措辞，写给非律师出身的总裁、甚或年长的慈善顾客，又会是另一种措辞。写信给编辑部，刊物读者才是最后收信人——那样，他们是哪种人呢？千万不要用读者看不明白的术语。
3. Keep it short 短小精练
多数人周围文字泛滥，根本没办法全部读完。因此，大家倾向先查阅较短信函。厚厚一叠长篇大论看起来真的非常恐怖。忙碌的人一般会先放一放，等有空再看——而这一等可能意味着石沉大海。所以，写信要简洁精练。
4. Use simple language 言简意赅
信要叫人了解。就算收信人水平非常高，也应防止用行话冗句。人家又不傻，工作这么忙，干净利落点，事情都好办。正式信函不必须要讲套话，不必故作老练，讲了解就好。用“请”，别用“恳请”；用“买”，别用“购置”；用“附上”或“以下是”，别用“随函附上，请查收”。
5. Lead with the most important point 挑明重点
如记者所言，不要埋头当鸵鸟。要设法亮出你最期望收信人注意到的信息。收信人可能只浏览第一段，所以，千万不要把你的“需要”放到最后一段。
6. Follow the rules 遵循格式
商业信函有其自己格式，你若无视，所有后果自负。
7. Proofread. Then proofread again 检查再检查
即使你语法再好，也还会犯个小错、打个错字。信写完后，必须要慢慢细读，查缺补漏。别依靠拼写检查软件，最好对着打印稿检查——读出声来——同时圈出错词烂句。假如信函非常重要，最好请其他人替你再检查检查。
8. Let it cool before sending 三思而后“寄”
写说服信或投诉信时，你的情绪想来非常激动，甚至忿然作色。你洋洋洒洒、一吐为快。但……在你打印、签名或寄出前，还是先放一放吧。先干点别的， 冷静冷静。回头再读刚刚写的东西，你感觉判断公正么？剖析可否理智？是不是言如其实？语气妥当与否？情绪稳定后，做些适合润色吧。
在所有都检查完之后，确定没问题，再按下“发送”吧。
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